1. Klare Vertragsbedingungen sind das A und O
Eine Weihnachtsfeier – und generell eine Firmenfeier – ist nicht nur eine Reservierung für eine größere Gruppe – selbst dann, wenn sie im laufenden Betrieb stattfindet. Wird die Anfrage für einen Tisch, einen Bereich im Restaurant oder der Bar oder gleich die gesamte Location also von einem Unternehmen gestellt, so sollte der gastronomische Betrieb mit dem Angebot auch die Vorlage für einen Vertrag verschicken, der die zentralen Punkte wie Stornierungsfristen und Gebühren formuliert und regelt. Keine Sorge: Anders als Privatpersonen – die würden sich bei Anfrage über einen solchen Vertrag vermutlich wundern – sind Unternehmen dies aus ihrem täglichen Geschäftsbetrieb gewohnt, zumal sie eine Rechnung benötigen, um die Veranstaltung steuerlich absetzen zu können. In vielen gastronomischen Betrieben ist dies bereits auch Usus, aber eben nicht in allen. Eine kleine Bar zum Beispiel etwa sollte sich bei einer Firmenanfrage per Vertrag absichern.
2. Den Vertrag als Kostenübernahme aufsetzen
Viele Restaurants, Hotels oder Eventlocations organisieren Buchungen von Firmen sowie ihr Veranstaltungsgeschäft über eine sogenannte Kostenübernahme. Das bedeutet: Es wird schriftlich vereinbart, dass ein Unternehmen die entstehenden Kosten der Veranstaltung – durch den Verzehr von Speisen, Getränken und mehr durch die Mitarbeitenden – übernimmt.
Typische Inhalte einer solchen Kostenübernahme sind:
- die beteiligten Parteien: Name und Anschrift des ausrichtenden Betriebs sowie des Kostenträgers
- eine detaillierte Leistungsbeschreibung: Speisen, Menü Getränke, Personenzahl, Veranstaltungszeit, ggf. weitere Leistungen, optional auch Leistungen, die nicht inkludiert sind
- Kosten und Zahlungsbedingungen: Gesamtbetrag, Zahlungsfristen, ggf. Anzahlung, Stornogebühren
- Haftung und Stornobedingungen: klare Regelungen, falls die Buchung abgesagt oder in wesentlichem Umfang verändert wird
Zur beiderseitigen Absicherung wird die Kostenübernahme im Vorfeld von beiden Vertragspartnern signiert. Bei Nichterfüllung der Zahlungspflicht können rechtliche Schritte eingeleitet werden.
3. Klare Stornobedingungen formulieren
Hotels, Reisen und mehr: In vielen Branchen gibt es je Veranstalter klare Regelungen für den Fall einer Stornierung. Hierbei wird oft zwischen langfristig, mittelfristig und kurzfristig unterschieden – keine oder eine geringe Gebühr bei frühzeitiger Kündigung, eine anteilige Gebühr (z.B. 50% bei einer Kündigung bis 14 Tage vor dem Termin und 90%, wenn danach gekündigt wird). Welche Prozentsätze angesetzt werden, liegt im Ermessen des Betriebs.
Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt: Auf der einen Seite müssen entstandene Kosten kompensiert werden, zum Beispiel versunkene Kosten durch bereits getätigte Einkaufe oder Opportunitätskosten – weil der Platz so kurzfristig nicht mehr an einen anderen Kunden vergeben werden kann. Auf der anderen Seite können harte Stornobedingungen abschrecken oder im Vollzugsfall dazu führen, dass das Unternehmen nie wieder anfragt.
Ein Tipp: Es kann auch mit dynamischen Stornierungsbedingungen gearbeitet werden, indem flexible Konditionen gegen Aufpreis angeboten werden. Beispiel: für einen 10% höheren Preis kann auch kurzfristig zu geringeren Gebühren storniert werden.
4. Mit einer Teil- oder Vollanzahlung arbeiten
Beim Anzahlungsmodell ist ein Teil des kalkulierten Gesamtbetrags im Vorfeld zu entrichten, zum Beispiel 20 bis 30%. Dies erhöht die Verbindlichkeit, weil erwiesener Maßen seltener storniert wird, wenn bereits Geld gezahlt wurde. Manche gastronomische Betriebe wenden sogar eine Vollanzahlung an. Dies kennt man zum Beispiel von Dinner- oder Tasting-Events, für die vorab Tickets verkauft werden. Während jedoch eine Einzelperson oder ein Paar notfalls die gekauften Tickets an andere übertragen kann, ist dies für eine große Gruppe wie ein Unternehmen unrealistisch. Wer mit diesem Modell arbeitet, kann – wenn es zum Ausfall der Firmen- bzw. Weihnachtsfeier kommen sollte – mit einem Gutscheinmodell arbeiten, sodass das Event später nachgeholt werden kann.
5. Das Angebot nicht allein nach Umsatz kalkulieren
Wie kalkuliert man eigentlich ein Firmenevent? Anhand des zu erwartenden Gesamtumsatzes durch die Anzahl teilnehmender Personen? Dies ist nach wie vor gang und gäbe – nach dem Prinzip „wir sind ja eh da“. Besser ist es, aus der Perspektive einer Eventlocation bzw. eines Caterers heraus zu denken und die Kalkulation so aufzusetzen, dass alle, im Leistungsbündel Event entstehenden Kosten, auch berücksichtigt und gedeckt sind – und basierend darauf ein attraktiver Gewinn gemacht wird, damit sich der erhöhte Aufwand, den ein Firmenevent bedeutet, sich auch lohnt. Neben den Leistungen für Food und Beverage sollte im Angebot auch eine Servicepauschale aufgeführt werden, die die Kosten für Planung, Vorbereitung und Umsetzung abdeckt.
Lesetipp: Wann und wie sich die Durchführung von Events in der Gastronomie lohnt
Last but not least: attraktives Marketing betreiben Neben den dargelegten Möglichkeiten der Absicherung in Sachen Vertrag, Konditionen und Co. können Bars und Restaurants ihr Weihnachts- und Firmengeschäft durch attraktives Marketing pushen. Zum Beispiel durch …
- Frühbucher-Boni bei Buchungen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt (jetzt schon ans kommende Jahr denken!)
- exklusive Arrangements, die die Besonderheit des Erlebnisses betonen (z.B. eine eigene Cocktailkarte für das Event, Motto/Thema)
- modulare Angebote, aus denen Kunden wählen und sich ihr Konzept nach eigenem Wunsch und Budget zusammen stellen können … Betonung der limitierten Verfügbarkeit, um den Buchungserfolg zu erhöhen
- interaktive Elemente wie ein gemeinsam zubereitetes Gericht oder einen kleinen Cocktail-Workshop zu Beginn des Abends
… und nicht zuletzt durch eine offene Kommunikation: Warum nicht ansprechen, dass man sich bewusst ist, dass die Budgets derzeit begrenzt sind und die allgemeine Konsumstimmung zurückhaltend ist? Unternehmen genau hierfür ein passendes, in den Kosten überschaubares, in seiner Ausgestaltung für ihre Mitarbeitenden aber attraktives Angebot zu unterbreiten, verspricht durchaus Erfolg.
Hinweis: Das Header-Bild wurde mit KI entwickelt.
